Управління проєктами є ключовим елементом для успішної реалізації будь-яких ініціатив у бізнесі, державному управлінні, IT та інших галузях. Прийняття рішень під час управління проєктом – це процес вибору дії на основі аналізу можливих варіантів впровадження проекту та аналізу відповідних ризиків. У сучасних умовах ринок стає дедалі динамічнішим, і компанії потребують швидких та ефективних рішень.
Ефективне прийняття рішень в управлінні проєктами безпосередньо впливає на успішне завершення проєктів. Рішення, прийняті протягом життєвого циклу проєкту, можуть впливати безпосередньо на його результат, терміни, бюджет та загальну якість проєкту. Керівники проєктів повинні володіти сильними навичками щодо прийняття рішень, та орієнтуватися в складнощах і невизначеностях, властивих проєктному середовищу.
Прийняття рішень в управлінні проєктами передбачає вибір найкращого курсу дій серед стратегічних альтернатив для досягнення цілей проєкту, що вимагає ефективного аналізу з врахуванням різних факторів, плідної співпраці з членами команди та стейкхолдерами. Прийняті обґрунтовані та своєчасні рішення, забезпечують ефективний шлях реалізації проєкту, що дозволяє оперативно вирішувати проблеми та максимізувати ефективність реалізації проєкту.
Ефективність прийнятих рішень в управлінні проєктами надає можливість:
- управляти ризиками та перешкодами, що сприяє результативним рішенням щодо виявлення потенційних ризиків; ефективно оцінювати стратегічні альтернативи та обирати потенційний курс протягом усього життєвого циклу проєкту;
- оптимізувати - релевантні ситуації рішення призводять до ефективного стратегічний розподілу ресурсів для потрібних завдань у потрібний час, що оптимізує ефективність і мінімізує витрати ресурсів;
- підвищення ефективності і продуктивності - обґрунтоване прийняття рішень визначає пріоритетність завдань, це призводить до підвищення ефективності, підвищення продуктивності та своєчасного завершення проєкту;
- узгодження з цілями організації - забезпечити узгодженість і узгодженість між проєктами та підвищення продуктивності організації;
- постійним інноваціям: прийняття обґрунтованих рішень заохочує інноваційне мислення, творче вирішення проблем і співпрацю в команді проєкту, створюючи середовище, що стимулює формування нових ідей.
- зростання та отримання виняткових результатів - здатність приймати обґрунтовані рішення в управлінні проєктами відіграє важливу роль у стимулюванні зростання проєктів та підтримці конкурентних переваг у сучасному бізнес-середовищі.
Управління проєктами вимагає прийняття багатьох рішень на різних етапах, на що впливає велике коло факторів під час реалізації проєкту. Зазначимо п’ять ключових факторів впливу на прийняття управлінських рішень [1]:
1. Цілі та завдання проєкту. Чіткі та зрозуміло сформовані цілі та завдання проєкту є основою для прийняття рішень. Усі оперативні та тактичні цілі повинні бути узгодженні з головною цілю проєкта, з зазначенням бажаних результатів на кожному етапі та етапі завершення проєкту.
2. Очікування та вимоги зацікавлених сторін. Врахування очікувань та потреб стекхолдерів від виконання проєкту, що має безпосередній вплив на прийняття рішень.
3. Часові та ресурсні обмеження. Прийняття рішень повинно враховувати часові рамки проєкту та наявні ресурси. Дотримання ефективного балансу між дотриманням термінів проєкту та оптимізацією розподілу ресурсів, надає можливість приймати рішення, які утримують проєкт за графіком і в межах бюджету.
4. Оцінка та управління ризиками. Кожен проєкт пов'язаний з невід'ємними ризиками, а ефективне прийняття рішень вимагає ретельної оцінки та управління. Виявлення потенційних ризиків, оцінка їх впливу та розробка стратегії пом'якшення наслідків
5. Організаційна культура та політика. Організаційна культура та політика, в рамках якої функціонує проєкт, також впливають на прийняття рішень. Обов'язком керівників проєктів є демонстрація прихільності цінностям своєї організації, нормам та встановленим процедурам.
Прийняття рішень в управлінні проєктами є невід'ємною частиною успіху будь-якого проєкту. Він полягає у ретельній оцінці варіантів і підбір оптимального рішення для проєкту. В управлінні проєктами існує кілька моделей прийняття рішень, які можуть бути використані для прийняття ефективних рішень. На основі їх сформуємо послідовність прийняття ефективних рішень в управлінні проєктами (рис.1)[2,3].
Нижче наведемо основні сучасні підходи для проведення аналізу інформації по альтернативним рішенням та прийняття ефективних рішень управління проєктами (табл.1).
Зазначимо основні моменти та бар’єри з якими стикаються керівники проєктів під час прийняття рішень:
1. Взаємодія з інструментами PM – наскільки співробітники ознайомлені та ефективно використовують обрані компанією системи, що дозволяє більш оптимізовано керувати проєктами. Використання нових технологій та адаптація до їх різноманітних оновлень є звичним викликом у проєктному процесі. Тому, навчання та розвиток повинні залишатися головним пріоритетом для нових та досвідчених членів команди, щоб підтримувати свої знання в актуальному стані та приймати ефективні рішення під час реалізації проєктів.
Рис.1 Послідовність прийняття рішень в управлінні проєктами
Таблиця 1
Підходи до прийняття рішень управління проєктами
(Сформовано авторами на основі [4])
2. Планування – конфлікти в плануванні трапляються часто, особливо якщо організація працює над кількома проєктами одночасно, ефективний керівник проєкту (PM) враховує це, коли пропонує та впроваджує графік, який є прийнятним для всіх.
3. Швидкі зміни – зміни відбуваються весь час протягом життєвого циклу будь-якого проєкту. Зовнішні замовники або внутрішні клієнти можуть мати унікальні вимоги, які потенційно відхиляються від стандартних процедур компанії. Іноді зміни в процедурах можуть бути пов'язані з тим, що внутрішнє керівництво намагається виявити нові та вдосконалені способи виконання різних завдань. Керівник проєкту, у координації з ключовими гравцями та командою менеджерів проєкту, повинен мати можливість проводити ґрунтовні бесіди про зміни та знаходити обхідні шляхи, які приносять користь усім учасникам.
4. Відсутність існуючих практик - це часто вимагає часу та послідовної думки всіх відповідних сторін про те, що працює, а що ні, це може вплинути на прийняття більш надійних рішень, оскільки це може бути процес проб і помилок. Тому процес потрібно тестувати кілька разів, перш ніж команда знайде свій ритм.
5. Командні навички – однією з перешкод на шляху до ефективного прийняття рішень в управлінні проєктами можуть бути доступні ресурси, включаючи комплекс навичок команди. Успіх проєкту в першу чергу залежить від людей, які є його рушійною силою. Команда повинна бути в змозі покластися один на одного у виконанні своєї роботи, з твердими стримуваннями та противагами, щоб гарантувати успішний результат і обмежити помилки.
6. Бюджетні обмеження – бюджети діють як орієнтир щодо того, як найкраще рухатися вперед, і можуть дати зрозуміти, які проєкти мають пріоритет, а які можуть забирати занадто багато часу і не давати досягнення запланованого ефекту.
7. Когнітивні упередження - є вродженими розумовими ярликами або шаблонами, які можуть затьмарити судження та призвести до прийняття нераціональних рішень.
8. Параліч аналізу - коли керівники проєктів перевантажуються надлишком інформації або варіантів, це призводить до нерішучості або затримки прийняття рішень. Щоб подолати параліч аналізу, керівники проєктів можуть встановлювати чіткі критерії прийняття рішень, встановлювати чіткі терміни та розставляти пріоритети ключових факторів. Дуже важливо знайти баланс між збором достатньої кількості інформації та прийняттям своєчасного рішення, щоб підтримувати ефективність виконання проєкту.
9. Суперечлива інформація та думки – це може створити невизначеність і ускладнити прийняття рішень. Щоб вирішити цю проблему, необхідно заохочувати відкрите спілкування, активно слухати різні точки зору, шукати спільні підходи, формувати у учасників розуміння того, що дискусія та різноманітні погляди - це найцінніший ресурс для ідей і розвитку.
10. Втома від прийняття рішень – це зниження якості рішень через психічне виснаження або перевантаження. Оскільки керівники проєктів стикаються з численними рішеннями протягом життєвого циклу проєкту, втома від прийняття рішень може скомпрометувати судження та призвести до незадовільних результатів. Щоб уникнути цього, ви можете розставляти пріоритети та делегувати рішення, коли це можливо, робити регулярні перерви та займатися діяльністю, яка сприяє психічному спокою.
Таким чином, щоб подолати зазначенні бар’єри у прийнятті рішень в управлінні проєктами слід: зібрати вичерпну інформацію та переконатися, що всі відповідні дані зібрані та проаналізовані для обґрунтування процесу прийняття рішень; зберігати об'єктивність, а саме пам'ятайте про особисті упередження та припущення та прагніть зберігати об'єктивну перспективу; виділити достатньо часу, щоб переконатися, що всі варіанти ретельно оцінені; залучати зацікавлені сторони до процесу прийняття рішень, щоб зрозуміти їхні перспективи та заручитися їхньою підтримкою; використовувати структуровані підходи до прийняття рішень та інструменти для систематичної оцінки альтернатив та прийняття обґрунтованого вибору.
Прийняття рішень в управлінні проєктами може бути кропітким, не завжди передбачуваним, процесом. Багато в чому успіх проєкту залежить від типів рішень, прийнятих у команді. Сучасні підходи до прийняття рішень в управлінні проєктами базуються на гнучкості, швидкості та адаптації до змін. Використання інструментів та методів, таких як Agile, Lean, Scrum та штучний інтелект, дозволяє командам ефективно досягати поставлених цілей. Майбутнє управління проєктами лежить у подальшій інтеграції технологій для більш точного та швидкого прийняття рішень.
Список літератури:
1. David Miller. What Is Decision Making in Project Management 03 September 2024 URL: https://www.proprofsproject.com/blog/decision-making-in-project-management/
2. Rodolfo Siles. What is the Decision Making Process? URL: https://www.pm4dev.com/pm4dev-blog/entry/what-is-the-decision-making-process.html
3. Megan Kachigan Project Management. Decision-Making Techniques In Project Management—With Examples! URL: https://www.teamly.com/blog/decision-making-techniques-in-project-management-examples/
4. Claire Drumond Is the Agile Manifesto still a thing? URL: https://www.atlassian.com/agile/manifesto
|
Голосування 
Ця робота ліцензується відповідно до Creative Commons Attribution 4.0 International License
Знайшли помилку? Виділіть помилковий текст мишкою і натисніть Ctrl + Enter